Guide complet : Fonctionnalité Projet

Ce guide vous accompagne pas à pas pour créer des Projets sur notre plateforme. Nous avons tout expliqué en détail, comme si nous parlions à un ami - pas de termes compliqués, juste des explications claires.

1. Votre espace de travail (Dashboard)¶

C'est quoi votre espace de travail ?

Votre espace de travail (ou Dashboard) est votre tableau de bord personnel qui se crée automatiquement lorsque vous vous inscrivez sur la plateforme.

C'est votre quartier général où vous pouvez :
- Voir tous vos projets en un coup d'œil
- Accéder rapidement à vos documents
- Suivre vos tâches en cours
- Gérer votre équipe

Analogie simple : C'est comme le bureau de votre ordinateur — tout est là, organisé et accessible.

Comment accéder à votre espace de travail ?

Bonne nouvelle : Vous n'avez rien à faire !

1. Inscrivez-vous sur la plateforme (nom, e-mail, mot de passe)
2. Votre espace de travail personnel est créé automatiquement
3. Vous êtes redirigé vers votre Dashboard
4. Vous pouvez immédiatement créer votre premier projet !

Personnalisation (optionnel) :

• Ajoutez une photo de profil
• Complétez votre biographie (nom de votre compagnie, activité)
• Configurez vos préférences (notifications, langue)

Conseil : Prenez 2 minutes pour compléter votre profil. Cela rendra vos invitations plus professionnelles quand vous inviterez votre équipe !

2. Créer un Projet (Spectacle, Cours, Atelier)¶

C'est quoi un Projet ?

Un projet, c'est une production spécifique :

• Un spectacle que vous préparez
• Un cours sur un trimestre
• Un stage intensif d'une semaine
• Un atelier ponctuel

Chaque projet a :

• Son propre titre (ex. "Roméo et Juliette - Saison 2026")
• Son équipe dédiée
• Ses documents
• Son planning
• Son budget

Comment créer un Projet ?

1. Depuis votre Dashboard (espace de travail)
2. Cliquez sur « Nouveau Projet » ou « + Créer un projet »
3. Remplissez les informations :

Informations de base :

• Titre : Ex. "Le Tartuffe - Printemps 2026"
• Description courte : 1 phrase pour résumer
• Description complète : Synopsis, objectifs, public visé

Dates importantes :

• Date de début : Première répétition
• Date de fin : Dernière représentation
• Date de première : Première représentation publique

Statut du projet :

• Planification : Vous êtes en préparation
• Répétitions : Vous répétez
• Première : C'est le jour J !
• En cours : Représentations régulières
• Terminé : Projet achevé
• Annulé : Annulation

Cliquez sur « Créer le projet »

Conseil : Créez un projet dès que vous avez une idée claire, même si les détails ne sont pas finalisés. Vous pourrez tout modifier plus tard.

3. Gérer votre équipe (Participants)¶

Qui peut rejoindre votre projet ?

Tous ceux qui participent à votre projet :

• Acteurs (avec leur rôle : "Roméo", "Juliette")
• Équipe technique (régisseur lumière, son, costumes)
• Assistants (assistant metteur en scène, souffleur)
• Autres (photographe, vidéaste, chargé de communication)

Comment inviter des participants ?

1. Ouvrez votre Projet
2. Allez dans l'onglet « Équipe »
3. Cliquez sur « Inviter un participant »
4. Deux options :
   - Par e-mail : Entrez l'adresse e-mail (la personne recevra une invitation)
   - Par nom d'utilisateur : Si la personne a déjà un compte
5. Définissez le rôle dans la production :
   - Type de rôle :
   Acteur principal
   Acteur secondaire
   Technicien
   Staff
   - Nom du rôle : Ex. "Roméo", "Régisseur lumière", "Assistant mise en scène"
6. Cliquez sur « Envoyer l'invitation »

Quels sont les niveaux d'accès ?

Votre équipe a différents niveaux de permissions :

Propriétaire (vous) :

• Accès complet
• Peut supprimer le projet
• Gère les droits des autres

Administrateur :

• Gère l'équipe et les documents
• Modifie le budget et le planning
• Ne peut pas supprimer le projet

Membre :

• Accès aux documents
• Participe au chat
• Voit son planning
• Ne peut pas modifier les paramètres

Observateur (optionnel) :

• Lecture seule
• Utile pour les parents, sponsors, partenaires

Conseil : Donnez le statut d'administrateur à votre assistant ou régisseur pour qu'il puisse vous aider dans la gestion.

4. Planifier les répétitions¶

Pourquoi planifier vos répétitions ?

Un planning clair des répétitions permet à toute l'équipe de savoir :

• Quand : Les dates et heures précises
• Où : Le lieu de répétition
• Qui : Quels participants doivent être présents
• Quoi : Ce qui sera travaillé (scènes, actes, blocage)

Résultat : Moins d'absences, meilleure organisation, gain de temps.

Comment créer une répétition ?

Astuce : Utilisez les Tâches pour planifier vos répétitions ! C'est plus simple et plus flexible qu'un calendrier.

Pourquoi les tâches sont parfaites pour les répétitions ?

• Vue en liste : facile à consulter
• Date limite : la date de la répétition
• Assignation : qui doit venir
• Priorité : répétition urgente ou non
• Statut : à venir / terminée
• Notes : détails (scènes, matériel, etc.)

Étapes pour créer une répétition :

1. Ouvrez votre Projet
2. Allez dans « Tâches »
3. Cliquez sur « Nouvelle tâche »
4. Remplissez comme une répétition :

Exemple concret :

• Titre : Répétition - Acte 1 Scènes 1-3 - Blocage
• Date limite : 15 février 2026, 18h00
• Responsable : Assignez le régisseur ou vous-même
• Priorité : Haute (si c'est une répétition importante)
• Description :

Lieu : Salle des Fêtes, 12 rue Victor Hugo
Horaires : 18h00 - 21h00

Participants requis :

• Roméo (Marc)
• Juliette (Sophie)
• Nourrice (Claire)
• Régisseur lumière (Jean)

Programme :

• Blocage Acte 1 Scènes 1-3
• Travail des déplacements
• Première approche lumières

Matériel à apporter :

• Scripts annotés
• Costumes pour essayage

• Accessoires scène 2

• Statut : À faire (puis Terminé après la répétition)

Cliquez sur « Créer »

Vue d'ensemble de vos répétitions

Avantages de cette méthode :

• Liste chronologique : Vos répétitions apparaissent dans la liste des tâches, triées par date
• Filtrage facile : Utilisez le mot "Répétition" dans le titre pour les retrouver toutes
• Suivi clair : Cochez comme "Terminé" après chaque répétition
• Historique : Gardez la trace de toutes les répétitions passées

Astuce organisationnelle :

• Utilisez un emoji 🎭 au début du titre pour identifier rapidement les répétitions
• Créez une tâche récurrente pour les répétitions hebdomadaires
• Ajoutez le nom de l'acte/scène dans le titre pour mieux s'y retrouver

Notifications et rappels

Quand vous créez une tâche de répétition :

• Les participants assignés reçoivent une notification
• La date limite leur rappelle quand c'est prévu
• Vous pouvez modifier la tâche si la répétition change (nouvelle date, lieu, etc.)

Conseil : Planifiez vos répétitions plusieurs semaines à l'avance et créez toutes les tâches d'un coup. Votre équipe aura une vision claire du calendrier des répétitions !

5. Centraliser vos documents¶

Quels types de documents ?

Tous les fichiers liés à votre projet :

• Scénarios (PDF, Word)
• Croquis de costumes (images)
• Plans de scène (PDF, images)
• Tableaux (Excel, Google Sheets)
• Musiques (MP3 - si permis par votre plan)
• Vidéos de référence (liens YouTube)
• Contrats et documents administratifs

Comment ajouter un document ?

1. Ouvrez votre Projet
2. Allez dans « Documents »
3. Cliquez sur « Ajouter un document »

4. Remplissez :
   - Titre : Nom explicite (ex. "Script Acte 1 - Version 3")
   - Catégorie :
   Script
   Costumes
   Décors
   Technique
   Budget
   Planning
   Autre
   - Description : Contexte, version, date
   - Fichier : Uploadez votre fichier
   - Visibilité :
   -Toute l'équipe
   -Administrateurs seulement

5. Cliquez sur « Ajouter »

Comment retrouver un document ?

• Filtrer par catégorie : Scripts, Costumes, etc.
• Recherche : Tapez un mot-clé
• Tri : Par date d'ajout, par nom, par catégorie

Conseil : Adoptez une convention de nommage claire : [Type] [Nom] - Version X (ex. "Script Tartuffe - V3", "Croquis Costume Orgon - Final")

6. Gérer votre budget¶

Pourquoi suivre le budget ?

Un spectacle amateur a toujours un budget limité. Suivre vos dépenses en temps réel vous permet de :

• Savoir combien il vous reste
• Anticiper les dépenses futures
• Éviter les mauvaises surprises
• Justifier vos dépenses (subventions, sponsors)

Comment créer votre budget ?

1. Ouvrez votre Projet
2. Allez dans « Budget »

3. Définissez le budget total :
   - Budget prévu : Ex. 2000 €
   - Monnaie : EUR, USD, etc.

4. Ajoutez vos postes de dépenses :

Cliquez sur « Ajouter une dépense » et remplissez :

• Nom : Ex. "Location costumes"
• Catégorie :
• Costumes
• Décors
• Lumières
• Son
• Location de salle
• Communication
• Restauration
• Transport
• Autre
• Budget prévu : 300 €
• Montant réel : Ce que vous avez dépensé (au fur et à mesure)
• Date de paiement : Quand avez-vous payé ?
• Bénéficiaire : À qui avez-vous payé ?
• Statut :
• Prévu
• Payé
• En retard
• Notes : Détails, facture, etc.

Visualiser votre budget

La plateforme calcule automatiquement :

• Budget total prévu : 2000 €
• Dépenses réelles : 1450 €
• Reste disponible : 550 €
• Pourcentage utilisé : 72.5%

Vous voyez également :

• Dépenses par catégorie (graphique)
• Postes les plus coûteux
• Prévisions de dépassement

Conseil : Entrez chaque dépense dès qu'elle est effectuée. Gardez vos reçus et factures dans les documents.

7. Organiser les autres tâches du projet¶

Au-delà des répétitions : gérer toutes vos tâches

Les répétitions ne sont qu'une partie du projet ! Un spectacle implique des dizaines d'autres tâches :

• Réserver la salle de spectacle
• Commander les costumes
• Créer l'affiche et les flyers
• Envoyer les invitations
• Préparer la sono et les lumières
• Acheter les accessoires
• Gérer la billetterie
• Organiser le pot après le spectacle

Sans système, on oublie toujours quelque chose.

Comment créer une tâche "normale" ?

Même principe que pour les répétitions, mais pour toutes les autres actions du projet :

1. Ouvrez votre Projet
2. Allez dans « Tâches »
3. Cliquez sur « Nouvelle tâche »
4. Remplissez :
   - Titre : Ex. "Commander 5 costumes 18e siècle"
   - Description : Détails, liens vers sites, instructions précises
   - Responsable : Qui doit faire cette tâche ?
   - Date limite : Avant quelle date absolue ?
   - Priorité :
   Urgent (à faire immédiatement)
   Haute (important, à faire cette semaine)
   Moyenne (dans les 2 semaines)
   Basse (quand vous avez le temps)
   - Statut :
   À faire
   En cours
   Terminé
   En pause
5. Cliquez sur « Créer »

Vue d'ensemble de toutes vos tâches

Vous pouvez voir toutes vos tâches (répétitions ET autres tâches) :
- Par statut : À faire / En cours / Terminées
- Par responsable : Qui fait quoi ?
- Par date limite : Tâches urgentes en premier
- Par priorité : Urgent → Basse

Astuce : Utilisez des emojis pour identifier rapidement le type de tâche :
- Répétition
- Costume
- Décor
- Communication
- Logistique
- Billetterie

Conseil : Faites une réunion d'équipe hebdomadaire pour répartir les tâches et faire le point sur l'avancement. La liste de tâches devient votre tableau de bord du projet !

8. Communiquer avec votre équipe (Chat)¶

Pourquoi utiliser le chat intégré ?

Au lieu de multiplier les groupes WhatsApp, Messenger, e-mails, centralisez toute la communication de votre projet au même endroit que vos documents et votre planning.

Avantages :

• Tout le contexte au même endroit
• Historique conservé
• Pas besoin de partager votre numéro personnel
• Notifications contrôlables

Comment utiliser le chat ?

1. Ouvrez votre Projet
2. Allez dans « Chat »
3. Écrivez votre message
4. Cliquez sur « Envoyer »

Fonctionnalités :

• Mentions : @NomDeLaPersonne pour notifier quelqu'un
• Pièces jointes : Joindre une image ou un document
• Historique : Recherchez dans les anciens messages
• Notifications : E-mail ou push (selon vos préférences)

Bonnes pratiques :

• Utilisez le chat pour les questions rapides et mises à jour
• Pour les discussions importantes, organisez une réunion
• Pour les décisions officielles, créez un document

Conseil : Créez des "canaux" différents si vous avez plusieurs groupes (acteurs / techniciens / administration) — fonctionnalité disponible en version Premium.

9. Créer une page publique pour votre spectacle¶

À quoi sert la page publique ?

Une fois votre spectacle prêt, vous voulez attirer du public. La page publique est comme une mini-affiche web :

• Présentation du spectacle (synopsis, distribution)
• Photos et vidéos
• Dates et lieu des représentations
• Lien pour acheter des billets
• Partage sur les réseaux sociaux

C'est votre vitrine !

Comment créer votre page publique ?

1. Ouvrez votre Projet
2. Allez dans « Page publique »
3. Activez « Rendre ce projet public »

4. Choisissez un modèle :
   - Spectacle théâtral (présentation classique)
   - Cours/Formation (programme pédagogique)
   - Atelier (workshop créatif)

5. Remplissez les informations :

Contenu visuel :

• Affiche : Image principale (format portrait, 800x1200px recommandé)
• Galerie photos : Photos des répétitions, du spectacle
• Vidéo : Lien YouTube (bande-annonce ou extrait)

Informations spectacle :

• Synopsis : Résumé de l'histoire (2-3 paragraphes)
• Distribution : Liste des acteurs et leurs rôles (automatique depuis votre équipe !)
• Équipe technique : Qui a créé les décors, lumières, etc.

Informations pratiques :

• Lieu : Nom du théâtre, adresse complète
• Dates des représentations : Toutes les dates
• Horaires : Début des représentations
• Tarifs : Prix des billets (plein tarif, réduit)
• Réservation : Lien vers billetterie ou numéro de téléphone

SEO (référencement Google) :

• Meta description : 1 phrase pour Google (max 160 caractères)
• Image Open Graph : Pour Facebook/Twitter (1200x630px)

6. Cliquez sur « Publier »

Partager votre page

Votre page a une URL unique :
https://piecedetheatre.com/projet/votre-spectacle/

Vous pouvez :

• Partager sur Facebook, Twitter, Instagram
• Imprimer un QR code sur vos affiches
• Envoyer par e-mail à votre mailing list
• Référencer sur Google (la page est optimisée SEO)

Conseil : Publiez votre page 1-2 mois avant la première pour maximiser les réservations. Mettez-la à jour avec de nouvelles photos au fur et à mesure.

10. Utiliser l'outil de répétition virtuelle (pour les pièces classiques)¶

C'est quoi la répétition virtuelle ?

Si vous montez une pièce classique de notre bibliothèque (Molière, Racine, etc.), vous avez accès à un outil unique : la répétition virtuelle.

Comment ça marche ?

• Vous choisissez votre rôle (ex. "Tartuffe")
• La plateforme lit à voix haute les répliques des autres personnages (synthèse vocale)
• Quand c'est votre tour, elle se met en pause
• Vous dites votre texte
• Elle reprend

C'est comme répéter avec un partenaire virtuel !

Comment utiliser la répétition virtuelle ?

1. Allez dans « Bibliothèque »
2. Choisissez une pièce classique (ex. "Le Tartuffe")
3. Cliquez sur « Répéter »
4. Sélectionnez votre rôle (ex. "Orgon")
5. Choisissez la scène que vous voulez travailler
6. Cliquez sur « Commencer la répétition »

Pendant la répétition :

• Les répliques des autres personnages sont lues automatiquement
• Vous voyez votre texte surligné quand c'est à vous
• Vous pouvez mettre en pause, revenir en arrière, changer la vitesse de lecture
• Vous pouvez enregistrer votre voix pour vous réécouter (optionnel)

Conseil : Utilisez cet outil pour apprendre votre texte seul à la maison. Ça complète les répétitions en groupe !

Félicitations !¶

Vous êtes maintenant prêt à utiliser la fonctionnalité Projet !

Souvenez-vous :

• Prenez le temps de bien tout remplir
• Nous sommes là pour vous aider

Bonne utilisation de cette fonctionnalité ! 🎭✨

Document créé le 3 février 2026
Version 1.0
Pour toute question : support@piecedetheatre.be